Software

So hilft die richtige Software beim Projektmanagement

Projekte kann man mit Papier, Kuli und Telefon managen. Theoretisch. Sobald es aber komplexer wird, wenn ein Projekt mehrere Bereiche betrifft oder mehrere Stakeholder hat, ist eine Software produktiver. Lösungen gibt es viele. Nur: Wie findet man die passende?

IT-Berater Christian Botta hat die Anbieterlandschaft unter die Lupe genommen. Im IT-Channel von buchreport.de erklärt er, welche Faktoren bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten und welche Software-Lösungen in Frage kommen.

Hoffentlich sind Sie nicht auf der Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau, wenn Sie nach Projektmanagement-Software suchen, denn die werden Sie nicht finden. Aber was ist überhaupt Projektmanagement-Software? Wenn wir einmal Wikipedia befragen, so lautet die Antwort, dass es sich um Software handelt, die das Projektmanagement bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt.

Wenn Sie nun aber in Betracht ziehen, dass jedes Projekt einzigartig ist, unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen hat, unterschiedlichste Menschen mit divergenten Kenntnissen daran arbeiten und vielfältige Vorgehensweisen und Methodiken für ein Projekt eingesetzt werden können, werden Sie schnell bemerken, dass es nicht die eine, die beste Software für die Unterstützung des Projektmanagements gibt. Nein, vom E-Mail-Client über die Tabellenkalkulation über Software-as-a-Service-Lösungen in der Cloud bis hin zur datenbankgestützten Multiprojekt-Portfolio-Lösung kann alles zum Management von Projekten sinnvoll einsetzbar sein.

Wichtig ist nur, dass Sie die für sich passende Lösung finden (oder passende Lösungen miteinander kombinieren). Denn die Festlegungen, die Sie mit einer Beschaffungs-Entscheidung unweigerlich treffen, können der Qualität und der Laufzeit Ihres Projekts schaden, ähnlich wie es das Zitat von Paul Watzlawick anspricht:

Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.

Kategorisierung und Auswahl von Projektmanagement-Software

Aber wie finden Sie nun die für Sie und Ihr Projekt passende Software? Eine Möglichkeit besteht darin, Software aus einem fachlichen Blickwinkel zu kategorisieren.

  1. Planungs-Software ist wohl der Klassiker unter den Projektmanagement-Tools. Die Anfertigung von Gantt-Charts und von Projektstruktur-Plänen sind die wichtigsten und meist genutzten Eigenschaften dieser Werkzeuge.
  2. Programme zur Ressourcen-Verwaltung sind weitere, häufig genutzte Werkzeuge der Projektmanager. Mit ihnen können sie Räumen, Maschinen, aber auch Mitarbeitern Aufgaben zuordnen und darüber ihre Auslastung steuern.
  3. Die Aufwandserfassung und die Kontrolle von Projektbudgets sowie die Ermittlung von Kennzahlen für das Reporting stehen im Fokus von Controlling-Software.
  4. DMS oder Dokumentenmanagement-Softwares dienen zur Verwaltung und Archivierung von Projektdokumentationen.
  5. Kommunikationsunterstützende Tools sollen die Zusammenarbeit im Team und mit den Stakeholdern erleichtern.
  6. Und dann gibt es natürlich noch spezielle Software-Produkte für Risikomanagement, für die Wirtschaftlichkeitsberechnung, das Konfigurationsmanagement oder für vieles mehr.

Eine klassische Projektmanagement-Software fasst häufig die ersten drei Aspekte der zuvor genannten Liste zusammen, also die Themen Planung, Controlling und Ressourcenmanagement.

Aber Sie können Software auch auf andere Art und Weise kategorisieren. Ein bekanntes Modell hierfür ist das M-Modell von Frederik Ahlemann, das versucht, Aufbau- und Ablauforganisation eines projektorientierten Unternehmens umfassend abzubilden, indem es die Phasen eines Projektzyklus zusammenfasst und unterschiedlichen unternehmerischen Ebenen zuordnet.

Aufgaben des Projektmanagements nach Frederik Ahlemann. Grafik: Wikipedia. Lizenz: CC-SA 3.0.
Aufgaben des Projektmanagements nach Frederik Ahlemann. Grafik: Wikipedia. Lizenz: CC-SA 3.0.

Die einzelnen Phasen wie Ideen-Generierung und Projektplanung werden im M-Modell um allgemeine Aufgabengebiete des Projektmanagements – wie Teamzusammenarbeit und Konfiguration – ergänzt. Mit Hilfe dieses Modells können Sie nun Ihre Software-Bedarfe ermitteln und ggf. einordnen.

Fokussiert also Ihr Projekt sehr stark auf Ideen, deren Generierung und Evaluierung, suchen Sie gezielt nach einem Kreativ-Tool und kümmern sich weniger um Features wie eine ausgefeilte Kapazitätsplanung oder ein genaues Controlling.

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Egal wie Sie das Blatt hin- oder herwenden, wird es schwer, wenn nicht unmöglich, die „eine“, hundertprozentig für Sie passende Software zu finden. Der Markt heute ist unglaublich groß geworden. Suchen Sie doch mal im Internet nach dem Wort „Projektmanagement-Software“ und Sie werden relativ schnell von den „Top 10“, „Top 20“ oder „Top 50“ der Projektmanagement-Softwares erschlagen. Kein Wunder bei insgesamt weit mehr als über 1 Mio Suchmaschinentreffern. Daher: Zunächst klar Ihre Anforderungen definieren und auf dieser Basis Ihre Auswahl beginnen – zum Beispiel auf Softwareauswahl-Plattformen wie Capterra.

Softwarekosten

Ein Aspekt, den Sie bei der Auswahl der passenden Software im Auge behalten sollten, sind die Kosten. Zunächst schlagen die Lizenzkosten zu Buche. Die Vielfalt der Lizenzmodelle ist verwirrend. Von der Rechnerlizenz über die Rollen- und Benutzerlizenz bis hin zur Projektumfangslizenz; von indirekten Lizenzkosten über Nutzungsgebühren bis hin zu freier Software. Das Spektrum scheint unendlich.

Aber auch die Einführung der neuen Software verursacht Kosten. Schulungs- und Beratungskosten seien hier exemplarisch genannt. Denken Sie auch an den Betrieb der Software. Handelt es sich um eine in-House-Lösung oder ein Produkt aus der Cloud? Wer administriert und wartet die Lösung? Wie projektkritisch ist die Software? Benötigen Sie einen Supportvertrag, womöglich inklusive garantierter Reaktionszeiten? Ist das Produkt nur für eines oder für mehrere Projekte tauglich? Denken Sie zuletzt noch an das Thema Customizing. Können Sie die gekaufte Software einfach so „out of the box“ benutzen, oder benötigen Sie anfangs externe Unterstützung, um das System auf Ihre Bedürfnisse anzupassen und ggf. bestehende Daten zu übernehmen?

Diese Fragen sind komplex, da sie zum Teil voneinander abhängig sind – das macht es so schwierig, die richtige Software zu finden. Behalten Sie dabei im Kopf, dass die Software das Projekt unterstützt, aber nicht ausführt.

Komplettlösungen

Wie der Name unschwer erraten lässt, versuchen PM-Komplettlösungen möglichst viele Aspekte des Projektmanagements zu bedienen. Ich möchte Ihnen im Folgenden einige der prominentesten Vertreter kurz vorstellen, jedoch weder eine Kaufempfehlung noch eine Bewertung der Produkte abgeben. Mir ist es hingegen wichtig, Ihnen die meiner Erfahrung nach gängigsten Produkte der Branche kurz aufzuführen, um Ihnen auch hier die Vielfalt der Produktpalette zu demonstrieren.

Die wahrscheinlich meistvertretene Komplettlösungssoftware ist Microsoft Project. Die Lösung aus dem Hause Microsoftist eine Software, die primär zum Planen, Überwachen und Steuern von Projekten gedacht ist. Neben der Einzelplatzversion gibt es auch eine Server-Version, die eine Reihe weiterer Features, wie zum Beispiel Zeiterfassung, Multiprojektmanagement und Dokumentenmanagement integriert. Die datenbankgesteuerte Server-Version ist wie die Einzelversion Bestandteil der Office-Familie und bietet viele Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAPoder Groupware-Lösungen wie Lotusoder Exchange.

Ein Pendant für die Apple-Welt ist Merlin Project. Merlin bietet als nettes Extra Visualisierungsmöglichkeiten für Projekte. So können Mindmaps, Projektstrukturpläne oder Organigramme schnell und simpel generiert werden. Aber es gibt auch kostenfreie Produkte, also Open-Source-Lösungen, die in eine ähnliche Kerbe schlagen. Exemplarisch sei hier das auf Javabasierte Programm ProjectLibre genannt.

Aber auch web- oder App-basierte PM-Komplettlösungen gibt es mittlerweile in Hülle und Fülle. Die nachfolgende Aufzählung von fünf Tools aus dieser Kategorie steht exemplarisch für die Variantenvielfalt:

Es gibt aber auch Komplettlösungen, die auf anderen Systemen aufsetzen. So zum Beispiel InLoox,welches auf Microsoft Outlook aufsetzt, oder aXc Project, welches auf Microsoft Sharepointals Basis setzt. Aber auch MS Project selbst kann als Basis fungieren. Zum Beispiel beim Apex One Project Center.

Unterstützende Software

Neben der reinen Projektmanagementsoftware gibt es auch eine große Zahl an Software-Produkten, die nicht speziell für Projektmanagement konzipiert wurden, dort aber hervorragend in Teildisziplinen eingesetzt werden können.

Eine Software, die häufig in agilen Softwareprojekten eingesetzt wird ist Jira von der australischen Firma Atlassian. Die ursprünglich für Fehlerverwaltung und Problembehandlung geschaffene Webanwendung bietet eine Workflow-Komponente, mit der es möglich ist, eigene Prozesse abzubilden. So können beispielsweise die Themen Planen, Nachverfolgen, Ausführen und Berichten mit Jira individuell auf das jeweilige Projekt angepasst werden.

Für das Thema Wissensmanagement eignen sich hervorragend Wiki-Systeme, wie zum Beispiel Confluence, welches ebenfalls aus dem Hause Atlassian stammt. Aber auch visuell geprägte Tools wie Mindmanager, Xmind zur Erstellung von Mindmaps oder Goalscape zur Planung von Strategien oder Zielen können im Kontext des Projektmanagements sehr hilfreich sein.

Weiter gibt es Tools zur Aufgabenerledigung. Der wohl bekannteste, da kostenlose Dienst ist Trello. In der Web-Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Aber auch digitale Metaplanwände zur simultanen Bearbeitung in Echtzeit, wie zum Beispiel mit dem Realtimeboard, können sehr hilfreiche Werkzeuge darstellen.

Auch Apps wie AtWork können gerade bei kritschen Themen wie zum Beispiel der Zeiterfassung hilfreiche Werkzeuge darstellen. Tools wie Skype, Slack und Co. können Ihnen schließlich helfen, die Kommunikation in Ihren Teams zu vereinfachen.

Und die MS-Office-Produkte?

Was liegt aber näher, als sich bei Microsoft nach Projektmanagement-Unterstützung umzusehen? Auf nahezu allen Unternehmens-Arbeitsplätzen ist Microsoft Officeinstalliert. Die Mitarbeiter wissen – zumindest rudimentär –, wie sie diese Programme bedienen müssen, und es gibt unzählige Vorlagen, die Sie kopieren oder nach Ihrem Bedarf abwandeln können. Vorlagen für Lasten- und Pflichtenhefte sowie Projektaufträge und Projektdokumentationen für Word, Terminpläne und Steuerungscockpits für Excelund Vorlagen für Statusberichte und Risiko-Analysen für PowerPointfinden sich zuhauf im Internet.

Man könnte also fast zum Schluss kommen, dass ein Office für die gesamte Projektarbeit ausreichend ist. Und in der Tat landen die drei Programme Word, Excelund PowerPointbei Umfragen zu den meist genutzten PM-Werkzeugen auf den vorderen Plätzen.

Jedoch haben diese Produkte auch Schwächen. Wo werden die Dateien abgelegt? Wie stellen Sie sicher, dass alle alles ins richtige Verzeichnis ablegen? Wie setzen Sie eine einheitliche Benennung und Versionierung durch? Wer bekommt Zugriff und vor allen Dingen, was passiert, wenn zwei oder mehrere Personen auf ein Dokument gleichzeitig zugreifen müssen? Bestimmt kennen Sie die Situation, dass Sie eine Excel-Datei editieren möchten, diese aber durch den Kollegen, der sich gerade im Urlaub befindet, gesperrt ist.

Wählen Sie also Ihre Software-Tools mit Bedacht aus und ziehen Sie Kosten und Nutzen in Betracht! Vergessen Sie aber auch Compliance und Datenschutzthemen nicht. Bleiben Sie am Ball und beobachten Sie den Markt, denn praktisch jeden Tag sprießen irgendwo neue Softwareprodukte aus dem Boden, die vielleicht genau zu Ihrem Projekt passen.

 

Christian Botta, Jahrgang 1972, ist studierter Informationswissenschaftler und Chemie-Ingenieur. Seit 2000 ist er als „Business Artist“, Projektmanagement-Experte, Projektmanagement-Trainer und Berater für IT-Projekte tätig. Neben Zertifizierungen im traditionellen Projektmanagement (PMP®) verfügt er auch über Zertifizierungen im agilen Umfeld als Scrum Master und Product Owner. Seit 2015 ist Christian Botta Mitinhaber von Visual Braindump mit dem Ziel, die Themen Visualisierung und Projekte näher zusammenzubringen. Denn „oft sagt ein Bild mehr als 1000 Konzeptseiten“. Botta arbeitet darüber hinaus als Dozent, Trainer und Coach mit der Mission, Projekte anschaulich und erfolgreich zu gestalten.

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